공주시 도시정책과, 문서관리 ‘엉망’
공주시 도시정책과, 문서관리 ‘엉망’
  • 정영순 기자 7000ys@dailycc.net
  • 승인 2021.01.28 13:55
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현수막 단속일지 ‘전자문서’ 등록 안 한 채 수기작성 보관
수정 펜으로 삭제·손 글씨로 지운 후 확인날인 안 한 것도 있어
가감·위변조 해도 확인 불능... 담당과장, 뚜렷한 답변 못해
부실투성이 문서관리를 하고 있는 공주시 도시정책과.(사진=정영순 기자)
부실투성이 문서관리를 하고 있는 공주시 도시정책과.(사진=정영순 기자)

[충청신문=공주] 정영순 기자 = 공주시가 불법 현수막 난립으로 몸살을 앓는 가운데 담당부서의 부실투성이 문서와 엉터리 관리실태가 충격을 주고 있다.

불법 현수막 제거에 나섰던 직원들의 근무내역을 기록한 시 도시정책과의 ‘단속일지’는 2020년도 한해 것만 존재할 뿐, 2019년도 및 2018년도 것은 아예 만들지도 않았다.

그 이전 일지도 없고 지난해 문서는 ‘진위’ 여부를 의심 받는다.

28일 충청신문이 취재를 통해 확인한 내용을 종합하면 2020년도 공주시 도시정책과 ‘불법광고물 지도단속 일지’는  1월부터 12월말까지 단속 내용을 날짜별로 기록한 220여매의 ‘페이퍼 낱장’으로 보관돼 있다.

그러나 모두 수기로 작성된 해당일지는 일련번호가 없고 편철도 안 돼 있다.

이 때문에 필요에 따라 특정 날짜 일지를 빼내 제거해도 확인할 방법이 없다.

단속일과 일치하는 낱장별 일련번호가 부여돼 있지 않기 때문이다.

또 담당 직원과 부서장이 상호 묵시적 동의하에 아무 날짜든 원하는 대로 추가 생산해 결재를 한 뒤 어디에든 끼워 넣을 수 있다.

임의로 내용을 위·변조해도 진위 여부에 대한 확인이 전혀 불가능하다.

취재 중 발견한 일지 중에는 하루 1911장을 단속 했다고 보고한 것도 있다.

1일 업무량이라고는 상식적으로 납득하기 어려운 실적이다.

텍스트도 손 글씨와 타이핑이 혼재돼 있는가 하면, 수정 펜으로 지웠거나 일반 펜으로 긋고 고친 후 ‘인증 날인’을 하지 않아 공문서라고는 믿기 힘든 부분도 상당하다.

현행 공공기록물관리법(시행령 20조)상 행정기관의 모든 문서는 등록번호 등을 부여해 전자기록시스템으로 등재·관리토록 규정하고 있다.

파일로 전자화 하기 힘든 도면, 테이프, 필름 등의 경우만 제외한다.

따라서 출장자, 일시, 내용 등을 A4용지에 단순 기록한 낱장 방식의 공주시 현수막 단속일지는 당일 전자문서화 해야 한다.

일지의 양에 비해 중요성이 떨어져 매일 할 필요가 없다 해도 한 달, 분기, 반기 단위 또는 연말에 통합대장을 만들어 전자등록 해야 한다.

이 경우 전체 페이지 수, 일련번호 등을 부여한 뒤 그 사실도 함께 기록해 놓아야 위·변조 및 내용물의 가감을 방지할 수 있다.

하지만 해당 단속일지는 새해가 된 현재까지도 그대로 방치된 상태여서 관련 규정을 모두 위반한 셈이다.

한편, 윤석봉 공주시 도시정책과장은 매년 단속 실적을 관리·유지하고 있다고 밝혔지만, 일지가 없는 2020년 이전의 경우 어떤 데이터를 근거로 숫자를 산출했는지 명확한 답변을 내놓지 못하고 있다.



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