결정 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 승인한 공문에는 그 조직내에서 권위가 생긴다. 권위는 그 공문대로 이행을 하면 상을 주고 하지 않으면 벌을 주는 '신상필벌'의 효과를 말한다. 그 권위가 미치는 범위를 권한이라고 하며 그 권한 내에서 작성한 세부 계획에 의해서 예하 조직은 구속을 받게 된다.

공문의 힘이 최대로 발휘되기 위해서는 간결성과 융통성, 통일성이 염두에 두어야 한다. 간결성은 반영되는 내용들을 단순화하고 짧은 문장으로 표현하며 다양한 해석이 가능한 부분만 구체화하는 것으로 상위 부서에서 원하는 목적과 최종상태를 알려주며 상황에 따라 그 상위 부서의 의도 내에서 대응할 수 있는 행동의 자유를 보장하는 융통성이 부여되어 운신의 폭이 생기며 공문 작성에서의 여러명의 지휘관이 아닌 단일한 지휘관이 책임지는 지휘의 통일과 공문에서 형성된 공동의 목적관을 가지고 각 부서의 노력의 통일로 이어지는 통일성이 작용한다

이렇게 작성된 공문서는 기록으로 남아 조직이 운영되는 근거가 되어 조직의 행위에 정당성을 부여한다 타 조직과의 책임 소재 다툼이 생길 시 과거 기록된 공문과 내용으로 책임이 명확해진다

공문에서 주의할 점은 현재 해결할 문제 상황을 계획에 반영 해야하는데 계획에 각본을 짜듯이 상황을 맞추는 행동이다 을사오적이 국민의 마음을 반영하지 않고 계획에 잘못된 지휘부의 의도가 전부인 양 조약을 만든 을사조약을 그 예로 들 수 있다
이를 막기 위해서는 '文質彬彬'(문질빈빈)이라고 하였다 무늬와 본바탕이 빛난다는 의미로 文(문)은 형식을, 質(질)은 실질 내용을 의미하며, 형식과 내용이 잘 어우러져야 현실을 적극 반영한 언행일치의 예술성으로 이어질 수 있다

마지막으로 간결성과 융통성, 통일성이라는 3원칙과 구성원의 마음을 반영하고 언행일치의 예술성을 가진 공문은 나의 행동에 정당성을 부여하고, 나를 지키는 방패이자, 불의에 맞서는 칼이 된다